データマネジメントとは？導入のメリットと具体的な進め方を解説！
データマネジメントとは？導入のメリットと具体的な進め方を解説！
データマネジメントとは、データを管理・活用することです。企業活動では取引先の個人情報や売上データなど、さまざまなデータが日々蓄積されています。使用するデータを必要なときにスムーズに取り出せれば業務を効率化でき、経営判断も迅速に行えるでしょう。
当記事では、データマネジメントを構成する要素をはじめ、データを管理するメリット、データマネジメントの進め方を紹介します。社内・社外のデータを適切に管理して業務を効率化したい人や、セキュリティ面を強化してデータの信頼性を上げたい人はぜひ参考にしてください。
目次
1. データマネジメントとは？
データマネジメントとはデータの管理・活用を指す言葉であり、必要なデータの収集から保護まで、データの利用に関わるすべてのプロセスを管理することを指します。
ITの普及により、データはヒトやモノに次いで重要である資産的な価値が見いだされるようになりました。正しいデータ分析を行えば顧客の消費行動やニーズを掴めるため、データの有効活用はマーケティング戦略やビジネスの成長には欠かせない要素です。適切に管理・活用すればデータの資産的価値が高まり、ビジネスに生かすことでサービスの質向上にもつながります。
データマネジメントはさまざまな観点から行われ、非常に複雑です。ここでは、データマネジメントを構成する要素を紹介します。
1-1. データマネジメントを構成する要素
データマネジメントを構成する要素には、次の7つの項目があります。
2. データマネジメントを行うメリット3選
企業活動では、ヒトやカネ、モノに関する情報「情報資産」が日々収集・蓄積されています。適切なデータ管理がされていない場合、社員個々のパソコン、クラウドストレージ、ファイルサーバーなどでデータが分散し、共有しにくい状態になります。データマネジメントを導入すると、業務を効率化できるだけでなく、企業の意思決定を迅速に行えるでしょう。
ここでは、データマネジメントを行うメリットを詳しく紹介します。
2-1. 必要な情報を迅速に得られる
企業活動で活用できるデータの数は膨大で、種類も多岐にわたります。データを活用する際は、膨大なデータの中から業務に必要なデータを取り出す必要があります。
データマネジメントを導入すれば、業務に必要なデータをスムーズに取り出して必要なタイミングで迅速に活用できるでしょう。
2-2. 業務効率化を図れる
データマネジメントの実施によって、データの作成・管理・利用にかかる時間を短縮できるため、業務の効率化や企業全体の生産性の向上などにつなげられます。
意思決定に必要なデータを集める時間も短縮できるため、意思決定のスピードを速められます。意思決定の柔軟性も向上し、ビジネスチャンスを増やすことも可能です。
2-3. データのセキュリティと信頼性が向上する
業務の仕方を各々の社員に任せると、社員が担当している業務の進め方や内容が本人にしか分からなくなる「属人化」が起こりやすくなります。業務の属人化が起こると、業務担当者によってセキュリティ管理やデータそのものの質に差が生じ、データの安全性・信頼性が担保できなくなる恐れがあります。
データマネジメントを導入すれば、明確なルールに基づいてデータ作成や運用を行えるため、属人化の防止やデータセキュリティ・信頼性の向上につながるでしょう。
3. データマネジメントの進め方をSTEP別に紹介！
データマネジメントを行う上で大切なのは、データ収集や管理だけではありません。データマネジメントを成功に導くには、準備から導入までの流れを把握した上で、適切なプロセスを踏むことが大切です。
ここでは、データマネジメントを進めるためのプロセスについて解説します。
3-1. 【STEP1】目標を策定する
データマネジメントは、導入するだけで何らかの効果が得られるものではありません。むやみに導入するのではなく、社内でどのようにデータを活用したいのかという目的を軸にして、導入の目標を考えることが大切です。
目標を決めないままデータマネジメントを導入しても、漠然とデータを収集するだけにとどまり、効果を得られない恐れがあります。企業全体の目標を策定した上で各部署における目標を決めると、全体の目標達成までの道筋がより明確になるため、データマネジメントをより効果的に導入できるでしょう。
3-2. 【STEP2】既存データを整理する
データマネジメントを導入する際は、今後新しく取得するデータだけでなく、既存データを整理・活用するのが大切です。
既存データを整理すると、新たに蓄積されていく情報の管理も簡単になります。既存データの整理に着手する場合、データに適切なタグを割り振るなどして、メタデータの管理を実施するのがよいでしょう。
3-3. 【STEP3】社内で共有する
データマネジメントの運用は、専門の部署だけでなく組織全体で行うため、適切な運用を目指すには社内の協力が必要不可欠です。
データの取り扱いについて社内の方針を明確化した上で、社員全員にデータマネジメントの必要性・重要性やメリットを伝え、運用の体制を整えましょう。
3-4. 【STEP4】段階的に実施する
データのニーズは、ビジネスや企業の変化など、さまざまな要因によって変動します。社内での共有やマネジメントの成熟度が不十分な状態で厳格なルールを適用すると、データマネジメントの浸透が遅れるリスクも発生します。
データマネジメントは一気に理想や目的に近づけるのではなく、データ活用の段階に応じて徐々に整備を進めていくのが有効です。優先度の高い順に課題解決を目指し、データマネジメントの確固たる土台を築きましょう。小さな目標をクリアしながら導入を進めて成功体験を重ねると、導入計画が頓挫しにくくなります。
4. データマネジメントを成功させるポイントは？
ビジネスを取り巻く情勢は常に変化を続けています。取得した当時のままデータを放っておくとデータが古くなり、データマネジメントの正しい効果を得られません。データマネジメントを成功させるには、システム導入後も定期的なアップデートを行い、データを最新の状態に保全するのが重要です。
データが古くなると信頼性が低下する恐れがあるため、データは常に最新の状態を保ちましょう。
まとめ
データマネジメントはデータの管理や活用を表す言葉であり、データの収集から保護まで一連の工程を管理します。データマネジメントを行うと、業務を効率化できるほか、データのセキュリティと信頼性の向上が期待できます。データマネジメントを導入する際はデータを活用する目的を軸に目標を策定し、既存データの整理・活用も行いましょう。
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